Die Ablaufplanung!

Gegenstand der Projektplanung ist die Umsetzung der Zielvorgaben im Sinne einer termin-, kosten- und sachgerechten Aufgabenverteilung. Da es sich hierbei um konkurrierende Vorgehensziele handelt, muss im Rahmen der Planung meist ein angemessener Kompromiss gefunden werden. Die gesamte Planung ist durch eine Top-down-Strukturierung gekennzeichnet. Neben der Projekt-oder Produktstrukturierung werden zunächst die einzelnen Projektphasen festgelegt, die dann nach und nach verfeinert werden.

Die einzelnen Vorgänge werden schließlich sequentiell bzw. simultan abgearbeitet. Die Planung erstreckt sich über die gesamte Projektdauer und lässt sich mit Controlling und Steuerung als iterativer Prozess darstellen.
Nachdem man definiert hat, welche Systemziele durch das Projekt erreicht werden sollen, sind die Vorgehensziele zu bestimmen, die den Weg zur Erreichung der Systemziele beschreiben. Dieser – als Projektdefinition bezeichnete – Planungsschritt beinhaltet eine weitere Zerlegung der Ablaufplanung in Arbeitspakete und damit die Planung des zeitlichen, personellen und finanziellen Projektrahmens. In der weiteren Planung werden nicht nur die notwendigen Bearbeitungszeiten berücksichtigt, sondern vor allem auch die funktionalen Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete zueinander. Man erhält so die Ablauflogik für das Projekt. Die Kardinalfragen lauten: Wann muss das Arbeitspaket A fertig sein, um mit dem Arbeitspaket B beginnen zu können. Oder: Wenn Arbeitspaket B zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein soll, wann muss mit Arbeitspaket A begonnen werden?
Das Ergebnis der Ablaufplanung ist der Balkenplan (und der Netzplan). Im Balkenplan werden die Arbeitspakete mit ihrem zeitlichen Umfang sowie der zeitlichen Abfolge dargestellt (Ablauflogik).
Jedem Arbeitspaket können die benötigten Ressourcen zugeordnet werden. Damit ist die Auslastung der Ressourcen in einem Belastungsdiagramm darstellbar. Am Ende der wichtigen Projektphasen stehen die Meilensteine (Quality Gates). Im Netzplan ist die Ablauflogik zwischen den verschiedenen Arbeitspaketen durch Anordnungsbeziehungen dargestellt. Aus der Berechnung des Netzplans ergibt sich der Terminplan für die Abwicklung des Projektes. Für jedes Arbeitspaket werden folgende Daten ermittelt:

  • Frühester Anfang / frühestes Ende: Zu den entsprechenden Terminen kann ein Arbeitspaket aufgrund der Anordnungsbeziehungen frühestens starten bzw. enden.
  • Spätester Anfang / spätestes Ende: An diesem Datum muss ein Arbeitspaket spätestens starten bzw. enden, wenn das Projektende nicht gefährdet werden soll.
  • Kritischer Weg: Auf dem kritischen Weg liegen alle Arbeitspakete, bei denen früheste und späteste Lage gleich sind. Eine Verzögerung kritischer Arbeitspakete hat theoretisch eine Verschiebung für das Projektende zur Folge.

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Prof. Heinz Kraus

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